Затверджено

                                                                        рішенням зборів суддів

                                                                    Звенигородського районного суду 

                                                                        Черкаської області

                                                                       №  18 від 01.10.2015 року

  

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу у

               Звенигородському районному суді Черкаської області

                                                     1. Загальні положення

 1.1. Засади  використання автоматизованої системи документообігу суду (далі - Засади) розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.2. Цими Засадами визначаються питання стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей здійснення автоматичного розподілу судових справ між суддями Звенигородського районного суду Черкаської області (далі - суд).

1.3. Інші питання, що стосуються формування колегій, а також здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматичної системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану системи документообігу суду (далі - Положенням), наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи.

 2. Функціонування автоматизованої системи документообігу суду,

особливості здійснення автоматичного розподілу судових справ між суддями

 

2.1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

 2.1.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

 2.1.2. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

У разі надходження до суду у кінці робочого часу великої кількості судових справ, з урахуванням фізичного навантаження, часу необхідного для здійснення процесуальних та технічних дій працівниками апарату суду направлених на формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідного обсягу інформації по справі, здійснення автоматичного розподілу справи, проводити автоматичний розподіл судових справ (формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї всієї інформації, тощо) у наступний за днем реєстрації робочий день. При цьому, кожного разу при наявності такого факту складати відповідний акт.

 2.1.3. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи здійснюється за розпорядження керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді по справі).

Якщо прийнявши від канцелярії суду справу, суддя з’ясовує, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності чи інше - суддя, у той же день, складає службову (доповідну) записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівник апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), то він, невідкладно, складає службову (доповідну) записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження. 

У разі прийняття суддею ухвали про об’єднання з первісним позовом зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні позовні вимоги щодо предмету спору, залучення співвідповідачів, і таке інше, що може призвести до збільшення коефіцієнту навантаження - суддя, секретар судового засідання чи помічник судді складає службову (доповідну) записку або надає копію процесуального документу за даним фактом (копією ухвали про об’єднання з первісним позовом зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні позовні вимоги щодо предмету спору, залучення співвідповідачів і т.д.) (наявність електронного примірника ухвали у автоматизованій системі в стані «Оригінал»), у день ухвалення такого рішення, передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи.

У разі прийняття суддею без реєстрації (у судовому засіданні тощо) заяв від учасників процесу, які за вимогами п. 2.15 Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АР Крим та вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 № 173, що може призвести до збільшення коефіцієнту навантаження - суддя, секретар судового засідання чи помічник судді складає службову (доповідну) записку (або копію процесуального документа судді за даним фактом), у день отримання заяви, передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи. 

У разі ухвалення суддею по справі рішення про скасування заочного рішення по справі і призначення справи до розгляду у загальному порядку - суддя, секретар судового засідання чи помічник судді, у день ухвалення такого судового рішення передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду) його копію (наявність електронного примірника ухвали у автоматизованій системі в стані «Оригінал»), який вирішує питання щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи та надає відповідне розпорядження працівнику канцелярії суду.

 2.2. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за принципом випадкового обрання із загального списку суддів з урахування визначених системою коефіцієнтів навантаження.

Складовими при розрахунку коефіцієнту навантаження за встановленою формулою є: коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматичному розподілу, коефіцієнт адміністративних посад, тощо.

 2.2.1. В суді згідно параметрів КП "Д-3" за замовчуванням складність категорії справи дорівнює  1.   

 2.2.2.  Визначити наступні коефіцієнти, що враховують форму участі судді в розгляді судової справи для:

головуючий у справі (одноособовий розгляд) – 1;

головуючий у справі (колегіальний розгляд) – 0,6;

член колегії суддів – 0,5.

 2.2.3. Визначити  наступні коефіцієнти участі судді у судовій справі  при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

для голови суду – 0,7;  

2.2.4. У випадку виявлення значної різниці у навантаженні на конкретного суддю (колегію суддів) особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів суду у кожному конкретному випадку за вмотивованою службовою запискою судді, поданням керівника апарату суду.

У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства - автоматичний розподіл справ на певний період здійснюється без урахування цього судді на підставі резолюції голови суду (особи, яка виконує його обов’язки) із зазначенням періоду здійснення розподілу справ без урахування такого судді, за вмотивованою службовою запискою судді.

 2.3. Справи розподіляються між суддями (колегіями суддів) з урахуванням їх повноважень щодо розгляду конкретної категорії судової справи (спеціалізації).

Звенигородський районний суд Черкаської області, як місцевий загальний суд спеціалізується на розгляді цивільних, кримінальних, адміністративних справ, а також справ про адміністративні правопорушення.

 2.3.1. Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ у суді не запроваджується, крім судді, який уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо  неповнолітніх. 

Судді (суддя), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обираються з числа суддів суду зборами суддів за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді цього суду, якщо пропозиція голови суду не була підтримана, на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно. Кількість суддів, уповноважених здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, визначається окремо для кожного суду зборами суддів цього суду. Суддею, уповноваженим здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, може бути обрано суддю зі стажем роботи суддею не менше десяти років, досвідом здійснення кримінального провадження в суді і високими морально-діловими та професійними якостями. У разі відсутності в суді суддів з необхідним стажем роботи суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обирається з числа суддів, які мають найбільший стаж роботи на посаді судді.

Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, не звільняються від виконання обов’язків судді відповідної інстанції, проте здійснення ними таких повноважень ураховується при розподілі судових справ та має пріоритетне значення. 

2.3.2. Справи, пов’язані з виборчим процесом.

 

У робочий час справи, пов’язанні з виборчим процесом розподіляються серед всіх суддів.

На період виборчого процесу у Звенигородському районному суді Черкаської області в неробочі, святкові та вихідні дні автоматичний розподіл позовних заяв (судових справ), пов’язаних з виборчим процесом, здійснювати серед суддів, визначених графіками чергування, які затверджено зборами суддів. 

 Слідчі судді (суддя) обираються на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно.

В неробочі, святкові та вихідні дні автоматичний розподіл цих справ здійснювати серед суддів, визначених графіками чергування, які затверджено зборами суддів. 

2.4. Справи підсудні Звенигородському районному суду Черкаської області, розглядаються

- за цивільним судочинством – одноособово та колегією у складі одного судді та двох народних засідателів;

- за адміністративним судочинством – одноособово (у деяких випадках колегією у складі трьох суддів);

- за кримінальним судочинством – одноособово, колегіально у складі трьох суддів, колегіально у складі двох суддів та трьох присяжних.

 2.4.1. Розподіл справ на одного суддю.

Зі списку, з якого вже виключені деякі судді шляхом перевірки умов заборони, випадковим чином обирається суддя.

 У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

 Питання щодо настання обставин при яких строк тимчасової відсутності головуючого судді по справі призводить до порушення строків вирішення відповідної справи (справ) вирішується рішенням зборів суддів суду у кожному конкретному випадку на підставі вмотивованої заяви судді, подання керівника апарату суду.

 Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

 2.4.2. Розгляд справ колегією.

Судові справи підлягають автоматичному розподілу між суддями, які мають на момент автоматичного розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя.

Колегія для розгляду справи у суді формується шляхом автоматичного розподілу між суддями динамічно зі всього складу суддів випадковим вибором після постановлення відповідної ухвали головуючим у справі суддею. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках. 

У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, повторний автоматизований розподіл справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій  суддів.

У виняткових випадках зміни складу колегії, у зв’язку з наявності обставин, які унеможливлюють участь судді-члена колегії у розгляді даних справ, що може мати наслідок порушення розумного строку розгляду (справи, для яких встановлено скорочені строки розгляду тощо) заміна судді, який вибув, здійснюється автоматизованою системою в порядку зазначеному в пунктах 2.3.23 пункту 2.3 Положення. Такий розподіл проводиться за розпорядженням керівника апарату суду (за його відсутності – за розпорядженням особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) про повторний авто розподіл на підставі рішення зборів суддів.

 При неможливості участі судді (який не є головуючим) у справі, яка надійшла до суду до набрання чинності Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, у редакції від 02.04.2015, у розгляді справи (припинення повноважень, відвід, самовідвід тощо) замість нього за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) з урахуванням алфавітної черговості розташування прізвищ суддів та обставин, які виключають участь судді у розгляді конкретної справи, призначається інший суддя з числа суддів цього ж приміщення суду, з якого була сформована колегія, а при відсутності такої можливості – з іншого. Результатом розподілу таких справ є протокол розподілу справи (не автоматично). 

Питання щодо зміни складу колегії, у зв’язку з настанням обставин, які унеможливлюють участь судді-члена колегії у розгляді відповідних справ, що може мати наслідок порушення розумного строку розгляду (справи, для яких встановлено скорочені строки розгляду тощо) розглядаються зборами суддів Звенигородського районного суду Черкаської області у кожному окремому випадку за мотивованою заявою судді, поданням керівника апарату суду. 

Порядок та умови розподілу справ у разі, коли головуючий суддя або весь склад суду, якщо справа розглядається колегією суддів, не може (не можуть) продовжувати розгляд справ, визначений Положенням. 

До складу колегії може бути включений резервний або запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя. 

Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями, у випадку необхідності його призначення визначеною ухвалою суду. 

У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних.

Список присяжних затверджується на два роки і переглядається в разі необхідності для заміни осіб, які вибули зі списку, за поданням територіального управління Державної судової адміністрації України.

Згідно норм Кримінально процесуального кодексу України в попередньому призначенні присяжних повинно бути сім осіб. З семи осіб в подальшому виконується випадкове призначення 3 осіб основними присяжними та 2 осіб запасними. 

Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Порядок визначення присяжних встановлений кримінально-процесуальним законодавством.

За 60 днів до кінця терміну повноважень присяжного, автоматизована система не здійснює його відбір для участі у справах. 

У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

Автоматичне визначення народних засідателів здійснюється в порядку черговості внесення до автоматизованої системи списку народних засідателів, затвердженого відповідною місцевою (обласною) радою, та з урахуванням кількості днів, проведених в судових засіданнях.

Список народних засідателів формує за зверненням голови відповідного місцевого суду комісія, склад якої затверджує відповідна місцева рада.

Список народних засідателів затверджується рішенням відповідної місцевої ради (за місцем розташування суду).

Список народних засідателів переглядається у разі необхідності для заміни осіб, які вибули зі списку.

Суд залучає народних засідателів до здійснення правосуддя у порядку черговості на строк не більше одного місяця на рік, крім випадків, коли продовження цього строку зумовлено необхідністю закінчити розгляд справи, розпочатий за їхньої участі. 

Порядок визначення народних засідателів:

-  попередній відбір кандидатів у народні засідателі у кількості двох осіб;

-  підтвердження можливості розгляду справи кандидатами у народні засідателі (головуючий суддя по справі, його помічник або секретар судового засідання повідомляють відповідальну особу канцелярії суду про підтвердження можливості розгляду справи кандидатами у народні засідателі).

Якщо, під час підтвердження можливості розгляду справи кандидатами у народні засідателі встановлені обставини, зазначені у частині другій статті 61 та частині другій статті 62 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» кандидат у народні засідателі підлягає увільненню. Після увільнення здійснюється повторний відбір попередньо відібраних кандидатів у народні засідателі шляхом додавання автоматизованою системою кандидата (-ів) у кількості, що була увільнена, без урахування увільнених кандидатів.

-  визначення народних засідателів для розгляду справи із списку попередньо відібраних кандидатів у народні засідателі.

 2.5. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44 - 2.3.46 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством. 

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (у період відпустки судді; в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду); у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення, в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ) справи та матеріали підлягають автоматичному розподілу.

Клопотання та скарги, що надійшли за кримінальним провадженням, за яким поступали раніше декілька клопотань та/або скарг, передаються слідчому судді, який розглядав перше клопотання (скаргу) за цим кримінальним провадженням.

У разі надходження до суду нового клопотання та/або скарги по кримінальному провадженню, а слідчий суддя, що розглядав перше клопотання за цим кримінальним провадженням не працює або матеріал (справу) неможливо передати йому з підстав, визначених у пункті вище, його слід передавати слідчому судді, який розглядав друге клопотання за цим кримінальним провадженням, і так дальше.

У разі якщо наступного слідчого судді за відсутнім немає, матеріал підлягає розподілу між усіма повноважними слідчими суддями. 

Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. 

Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.43 пункту 2.3 цього Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 цього Положення.

Підставою для здійснення таких діє є розпорядження керівника апарату суду про повторний автоматичний розподіл.

 2.6. Не розподіляються конкретному судді судові справи, що надійшли:

1) за два місяці до закінчення повноважень судді;

2) за чотирнадцять днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

3) за три робочі дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

4) у період відпустки судді;

5) за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

6) під час тимчасової непрацездатності судді;

7) за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

8) у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

9) у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

10) в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 У разі перебування судді (колегією суддів) у нарадчій кімнаті по кримінальній справі (провадженню) більше одного дня, такий суддя (у випадку розгляду справи колегією – весь склад суддів) не бере участі у автоматичному розподілі справ.

При цьому справи та матеріали, визначені у підпунктах 2.3.43, 2.3.44 Положення, підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, незважаючи на його перебування у нараді кімнаті.

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню щодо вирішення питання про надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи, про застосування запобіжного заходу, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді, передбачені п.2.3.45 Положення, у разі перебування такого слідчого судді у нарадчій кімнаті по кримінальному провадженню (справі) більше одного дня, розподіляються між усіма суддями, що мають повноваження, у день надходження їх до суду. 

Матеріали (заяви, клопотання), передбачені п.2.3.44 Положення, які надійшли по справам, що розглянуті у період відсутності автоматизованої системи документообігу суду (до 01.01.2011), реєструються в автоматизованій системі документообігу суду як окремі заяви та передається раніше визначеному головуючому судді по справі шляхом додавання Протоколу розподілу (не автоматично).

Відомості про справу відображаються у обліково-інформаційній картці на заяву.

Такий розподіл проводиться за розпорядженням керівника апарату суду (за його відсутності – за розпорядженням особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду), на підставі службової записки відповідальної особи.

У разі відсутності головуючого судді по справі, такі матеріали розподіляються відповідно до вимог Положення та цих Засад.

Справи про адміністративне правопорушення після дооформлення передаються раніше визначеному судді по справі. У випадку повернення такої справи у період відсутності судді та за п’ять робочих днів до початку його щорічної відпустки, справа підлягає автоматичному розподілу. 

У разі, якщо на момент надходження справи (матеріалу), яка підлягає передачі раніше визначеному складу суду згідно п.2.3.44 Положення (окрім, заяв про перегляд заочного рішення, заяв про роз’яснення рішення, заяв про прийняття додаткового судового рішення, зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду), головуючий суддя відсутній (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) або за п’ять робочих днів до початку його щорічної відпустки, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу. 

2.7. Автоматизована система документообігу суду не застосовується для визначення судді (складу колегії суддів, якщо справа розглядається колегіально) для розгляду конкретної справи виключно у разі настання обставин, які об’єктивно унеможливили її функціонування та тривають понад п’ять робочих днів. Особливості розподілу судових справ у таких випадках визначаються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді тримання під варту, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється керівником апарату суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи, правил поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог пункту 2.3.3. Положення.

У разі непрацездатності автоматизованої системи розподіл невідкладних справ, що підлягають розгляду колегією суддів, здійснюється керівником апарату суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи, правил поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог пункту 2.3.3 Положення, а також визначених зборами суддів Звенигородського районного суду Черкаської області засад формування колегій у суді.

У разі виникнення обставин, що вимагають заміни суддів зі складу сформованої згідно з цим пунктом Положення колегії, така заміна здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) з урахуванням алфавітної черговості розташування прізвищ суддів та обставин, які виключають участь судді у розгляді конкретної справи, з числа суддів одного приміщення суду, а при відсутності такої можливості - з іншого.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення вищезазначених обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

2.8. Визначення порядку здійснення внесення інформації до табелю робочого часу суддів у автоматизованій системі.

Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю, а також внесення інформації про знаходження судді у нарадчій кімнаті та про інші випадки неможливості судді виконувати свої повноваження (відрядження, відпустка) проводиться відповідальною особою (консультантом з кадрової роботи) у разі наявності наказу про відрядження, відпустку чи подання службової (доповідної) записки (про перебування судді на лікарняному, у нарадчій кімнаті тощо).

При цьому в автоматизованій системі документообігу суду відображається дата, та час коли дана інформація вноситься.

У службовій (доповідній) записці, яка буде подаватися до канцелярії суду суддею (у разі розгляду справи колегією – головуючим суддею по справі), помічником судді, секретарем судового засідання, іншої особи про знаходження судді на лікарняному, в обов’язковому порядку повинні зазначатися дата та час складання службової (доповідної) записки; про знаходження судді у нарадчій кімнаті також повинно бути зазначено дату та час складання службової (доповідної) записки та повинно бути обов’язково зазначено час видалення суду до нарадчої кімнати та час виходу суду із нарадчої кімнати.

У разі виникнення потреби у подовжені строку перебування судді у нарадчій кімнаті, про це також подається службова (доповідна записка) із зазначенням нового часу виходу суду із нарадчої кімнати.

 2.9. Визначення порядку здійснення внесення інформації до табелю робочого часу народних засідателів та присяжних у автоматизованій системі.

Внесення інформації до табелю робочого часу народних засідателів та присяжних в автоматизованій системі документообігу суду про розгляд справи за фактичною участю народних засідателів та присяжних у судових засіданнях проводиться відповідальною особою (консультантом з кадрової роботи) на підставі наданої про це секретарем судового засідання, помічником судді, суддею інформації (із зазначенням відомостей про розгляд конкретної справи за участю відповідних народних засідателів та присяжних у наступних судових засіданнях). 

2.10. У разі, якщо будь-який процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, був поданий учасником по справі у судовому засіданні (без реєстрації картки вхідного документу, заведення ОСК та автоматичного формування номера провадження у суді), про це невідкладно, у день надходження документу, суддею, його помічником або секретарем судового засідання повідомляється керівник апарату суду та/або відповідальна особа суду для здійснення останнім вищезазначених дій у автоматизованій системі документообігу суду.

 

2.11. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборами суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Електронний примірник такого документу зберігається в автоматизованій системі документообігу суду у стані «Оригінал» та засвідчується ЕПЦ особи, яка підписала цей документ.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.